Как ставить задачи и управлять ими?

Побывав на разных уровнях интернет-маркетинга — фрилансером, наемным сотрудником, тимлидом, руководителем отделов и даже владельцем собственных проектов — я волей неволей научился справляться с той работой которую должен сделать. Более того, умудрился спроецировать этот опыт на других людей. Поэтому сегодня, в рамках запуска моего первого мини-курса по Trello — я решил поделиться своим опытом — как именно ставить задачи.

Очевидные вещи

Самым очевидным подходом является так называемое СМАРТ-планирование. Типа, задача должна быть конкретной, измеримой, достижимой и т.д. Про это написано даже в Википедии, поэтому не буду в очередной раз писать очевидные вещи. Но, если позволите, дополню.

Дело в том, что СМАРТ говорит нам про «уместность» — т.е. ставить только те задачи, которые помогут прийти к выбранной цели. Но по моему опыту это не всегда возможно. Поскольку живем мы в абсолютной неопределенности (и 2020 год это наглядно показал), поставить задачу с гарантией уместности практически невозможно.

Все может изменится через 3 дня после ее постановки. Тоже самое и по пункту с ограничением по времени — ставишь задачу «закончить к концу недели» и в результате — ничего не закончено, потому что … (причину напишите сами).

В общем, СМАРТ — это прекрасно, но не работает без других инструментов. Если просто ставить задачи по этой системе на бумажке, на ежемесячном собрании — результата не будет сто процентов.

На помощь мне пришли такие страшные слова как СКРАМ, КАНБАН, ЭДЖАЙЛ и еще куча непонятных 🙂 Честно скажу, я не до конца разобрался в каждой из этих методологий, т.к. они включают в себя огромное количество тонкостей и нюансов которые мне особо и не нужны для работы, но изучив каждую из них я взял базу и начал ее использовать.

Что получилось в итоге

1. Создал список INBOX, куда начал закидывать все задачи которые нужно сделать, которые я придумал, которые насоветовали клиенты/сотрудники/заказчики/партнеры/жена/дети/кошка. Эти задачи не для того, чтобы я их выполнил, а для того чтобы о них не забыть. Я допускаю что эту задачу в итоге вообще удалю за ненадобностью. Список INBOX — это мое хранилище, типа «чтобы не забыть», именно поэтому сами задачи я не пишу в виде отписок типа «почистить куки», потому что потом никогда не вспомню — где именно я должен их почистить и вообще — зачем? Я стараюсь расписать задачу как можно подробнее, чтобы открыв ее я сразу понял, что это, зачем и почему я решил добавить эту задачу.
   
2. Выделил отрезки времени, которыми работаю. У меня это 7 дней, но можно и меньше и даже чуть больше. В методологиях управления проектами (типа Agile или SCRUM) это называется спринтом. Спринтами очень просто работать — берешь свой список inbox и переносишь оттуда те задачи, которые надо закрыть в рамках данного отрезка времени. Самое важное — задачи поставленные на спринт — нельзя менять. И добавлять туда можно только что-то ну супер-форс-мажорное. Это иключает бесконечный поток срочных задач которые демотивируют сотрудников. Но я нашел обходной маневр — я ставлю задачу «форс-мажор» и выделяю под нее некоторое время помимо основных задач. Если этого «форс-мажора» не случилось — докидываю в спринт еще одну небольшую задачку из списка inbox, ну а если случилось — то все были готовы к нему и время на него было запланировано 🙂
   
3. Устраиваю собрания в начале, середине и конце спринта. Самое главное в собрании — это не потратить время, а решить поставленную задачу. На первом я объясняю голосом план на неделю и задаю самый главный вопрос по каждой конкретной задаче — «есть ли какие-нибудь вопросы?». Этот вопрос убирает львиную долю задержек и проволочек при выполнении плана. На втором собрании я смотрю как движется работа и если все хорошо — провожу его буквально за 10-15 минут чтобы спросить — все ли в порядке? А если я вижу что некоторые задачи «застряли» — то мини-собрания провожу по каждой такой задаче с каждым сотрудником. Это может показаться утомительным, но по моим наблюдениям — 90% задач не выполняется не потому что сотрудник ленится, не замотивирован или еще какие-то причины, а потому что он тупо не понимает что и как сделать. Реальный пример — программист не закрывал задачу всю неделю. Я позвонил, спросил что не так, оказалось что он не может решить, где должна быть кнопка нужная на сайте? В итоге впал в рефлексию и ничего не делал. Причем — это явно не его вина, а моя как менеджера, т.к. это именно я не подумал объяснить, где именно будет эта кнопка, как она должна выглядеть и т.д. После того как мы созвонились и прояснили этот вопрос — задача была решена за 3 часа, хотя до этого прогер рефлексировал неделю! Ну а третье собрание я устраиваю только для того чтобы всех поблагодарить — в самом конце спринта 🙂
   
4. Начал использовать Trello. Серьезно, сколько я разных систем не тестил — ничего не нравится, кроме него. Но тут, как говорится, дело вкуса.

Надеюсь, немного помог с постановкой задач. Мне кажется это особенно актуально тем, кто только постигает удаленную работу. Если есть вопросы — задавайте в комментах! 🙂